Kỳ 1: TỔ CHỨC “NÓI RẤT NHIỀU”, NHƯNG HỘI VIÊN LẠI “KHÔNG NGHE ĐƯỢC” (https://donghanhviet.vn/truyen-thong-noi-bo-mach-mau-cua-to-chuc-hoi/)
Ảnh minh họa có sự hỗ trợ của AI
KỲ 2: VÌ SAO THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI THƯỜNG “GÃY GIỮA ĐƯỜNG”?
Có thể thấy, nhiều tổ chức hội hiện nay không thiếu thông báo, cũng không thiếu các nhóm liên lạc trực tuyến. Thế nhưng, điều đáng nói là càng nhiều kênh thông tin, hội viên đôi khi lại càng khó tiếp cận những thông tin thực sự quan trọng. Có những chương trình được triển khai khá công phu, nhưng đến sát ngày vẫn phải gọi điện hỏi từng người. Có nơi, cùng một chủ trương nhưng mỗi cấp hiểu một kiểu – đến tay hội viên cuối cùng, nội dung ban đầu dường như đã bị méo đi khá nhiều.
Khoảng cách thế hệ cũng là một thách thức không nhỏ trong truyền thông nội bộ hiện nay. Trong khi nhiều hội viên trẻ quen tiếp cận thông tin qua nền tảng số, không ít hội viên lớn tuổi vẫn ưu tiên gọi điện hoặc trao đổi trực tiếp. Nếu tổ chức chỉ sử dụng một kiểu truyền thông duy nhất, rất dễ tạo ra sự lệch nhịp giữa các nhóm hội viên. Một trong những nguyên nhân phổ biến, theo quan sát, là cách truyền đạt thông tin vẫn mang nhiều tính chất một chiều. Cấp trên gửi văn bản xuống cơ sở, cơ sở chuyển tiếp lại cho hội viên rồi xem như đã hoàn thành. Nhưng việc “gửi đi” dường như không đồng nghĩa với việc người nhận đã đọc, đã hiểu hoặc hiểu đúng. Đặc biệt với những nội dung liên quan đến chính sách, thủ tục hay hỗ trợ pháp lý, nếu chỉ chuyển nguyên văn các tài liệu hành chính dài và nhiều thuật ngữ chuyên môn, rất khó để hội viên tiếp cận một cách dễ dàng.
Một điểm nghẽn khác, có lẽ không kém phần quan trọng, là truyền thông nội bộ ở nhiều chỗ vẫn phụ thuộc quá nhiều vào một vài cá nhân. Có cán bộ cơ sở gần như trở thành “đầu mối sống” của toàn bộ thông tin. Khi người này bận việc, nghỉ công tác hoặc thay đổi vị trí, việc kết nối gần như bị chững lại. Không ít nhóm liên lạc hoạt động khá cảm tính: thông tin quan trọng bị chìm giữa hàng trăm tin nhắn trò chuyện; người cần hỏi không biết hỏi ai; người phụ trách cũng không rõ trách nhiệm phản hồi thuộc về mình đến đâu.
Một hội viên từng nói vui rằng: “Nhiều chương trình của hội tôi thường biết sau khi… mọi người đăng ảnh tổng kết.” Nhiều tổ chức dường như cũng đang đồng nhất truyền thông nội bộ với mạng xã hội. Nhóm Zalo hay fanpage có thể hỗ trợ kết nối nhanh, nhưng khó có thể thay thế hoàn toàn một hệ thống liên lạc nội bộ đa dạng. Bởi thực tế, có hội viên lớn tuổi không quen dùng điện thoại thông minh. Ví như có người khiếm thị cần bản tin thoại. Có người khiếm thính cần video phụ đề hoặc hình thức trao đổi trực quan hơn. Nếu tất cả thông tin chỉ tồn tại trên một nền tảng duy nhất, rất nhiều hội viên có nguy cơ bị bỏ lại phía sau.
Cũng cần nhìn nhận rằng, ở nhiều nơi, truyền thông nội bộ vẫn được xem chủ yếu là “thông báo”, chứ chưa thực sự là “đối thoại”. Hội viên nhận thông tin, nhưng lại thiếu một cơ chế rõ ràng để phản hồi. Có thắc mắc nhưng không biết hỏi ai. Có góp ý cũng ngại lên tiếng, bởi không ít người nghĩ rằng phản ánh rồi cũng chẳng được tiếp nhận. Lâu dần, sự im lặng bắt đầu hình thành bên trong tổ chức.
Đây chính là những “điểm nghẽn” khiến thông tin có nguy cơ bị gãy giữa đường, dù bên ngoài vẫn có vẻ trơn tru. Và khi thông tin đã đứt gãy, hệ quả dường như không chỉ dừng ở việc triển khai hoạt động kém hiệu quả – nó còn âm thầm bào mòn niềm tin và sự gắn kết của hội viên. Đó sẽ là những điều được đề cập ở kỳ cuối.
(Kỳ sau: Khi hội viên không còn muốn lên tiếng, và làm thế nào để khắc phục?)
Kim Huyên
