Ảnh minh họa có sự hỗ trợ của AI
KỲ 1: TỔ CHỨC “NÓI RẤT NHIỀU”, NHƯNG HỘI VIÊN LẠI “KHÔNG NGHE ĐƯỢC”
Nói đơn giản, truyền thông nội bộ đối với tổ chức của/vì người khuyết tật là cách thông tin được lưu chuyển và kết nối giữa tổ chức với hội viên, giữa hội viên với nhau và giữa cơ sở với cấp quản lý. Nhưng dường như đang có một nghịch lý đang xuất hiện ở không ít tổ chức hội hiện nay là bên ngoài, hoạt động truyền thông khá sôi động với fanpage cập nhật liên tục, hình ảnh sự kiện chỉn chu,… nhưng bên trong, không ít hội viên lại rơi vào tình trạng “không biết thông tin gì”, “nghe nói có chương trình nhưng đã gần ngày tổ chức, thậm chí đã hết hạn”, hoặc chỉ biết hoạt động một cách khá bị động.
Ảnh minh họa có sự hỗ trợ của AI
Có nơi, những thông báo có khi còn đang quên ở đâu đó, hay khi cần triển khai hoạt động mới phát hiện ra còn không rõ đối tượng định hướng tới, thông tin lệch từ thông báo đến nội dung…. Thậm chí, có cán bộ hội chia sẻ rằng, nhiều khi đến sát ngày tổ chức hoạt động mới phát hiện một số hội viên hoàn toàn không nắm được thông tin, dù thông báo đã được gửi từ trước đó khá lâu trên nhóm chung. Thậm chí, có hội viên tham gia tổ chức nhiều năm nhưng cảm giác mình vẫn như “người ngoài cuộc”.
Sự đứt gãy ấy nhiều khi không bộc lộ ngay lập tức. Bề ngoài, tổ chức vẫn họp hành, vẫn triển khai chương trình, vẫn có báo cáo hoạt động đầy đủ. Nhưng bên trong, dòng chảy thông tin dường như đã xuất hiện những khoảng trống. Người cần thông tin thì không nhận được. Người có khó khăn không biết phản ánh với ai. Người muốn tham gia hoạt động lại thường biết quá muộn thậm chí việc tổ chức còn thiếu quy củ, không đúng quy định, hay người được giao trách nhiệm lại không có năng lực, khả năng; trong làm việc thì duy ý chí, không quan tâm đến chất lượng, kết quả….
Có lẽ bởi nhiều người vẫn nghĩ truyền thông nội bộ là việc phụ, không tạo ra hình ảnh nổi bật, không giúp tăng lượt tương tác hay thu hút tài trợ. Vì vậy, không ít tổ chức dành nhiều thời gian cho truyền thông đối ngoại, nhưng lại khá lúng túng với việc kết nối bên trong. Nhiều tổ chức hiện dành khá nhiều thời gian để làm hình ảnh truyền thông ra bên ngoài, nhưng lại chưa đầu tư tương xứng cho việc giữ kết nối với chính hội viên của mình. Trong khi thực tế, truyền thông nội bộ mới là phần giữ cho bộ máy vận hành thông suốt. Nếu thiếu nó, hoạt động của tổ chức rất dễ rơi vào tình trạng chắp vá, phụ thuộc vào vài cá nhân hoặc vận hành theo kiểu “ai biết thì tham gia”.
Các tổ chức hội thường có hội viên khá đa dạng về độ tuổi, điều kiện sống, khả năng tiếp cận công nghệ hay dạng khuyết tật. Vì thế, việc truyền tải thông tin càng không thể làm theo kiểu chung chung. Không phải ai cũng dùng điện thoại thông minh. Không phải ai cũng đọc được văn bản dài. Không phải hội viên nào cũng có điều kiện theo dõi mạng xã hội thường xuyên. Thế nhưng, ở nhiều nơi, cách truyền thông dường như vẫn chỉ dừng lại ở việc gửi văn bản hoặc đăng thông báo lên nhóm chung – rồi xem như đã hoàn thành nhiệm vụ.
Thực tế cũng cho thấy, nhiều người khuyết tật không thiếu nhu cầu tham gia các hoạt động hỗ trợ, học nghề, tìm việc làm hay tiếp cận chính sách. Điều họ thiếu, nhiều khi chỉ là thông tin đến đúng lúc và đúng cách. Khi thông tin không đến được hội viên, chương trình dù thiết thực đến đâu cũng khó phát huy hiệu quả.
Có thể thấy, một tổ chức hội có thể tổ chức nhiều hoạt động lớn, xuất hiện thường xuyên trên mạng xã hội, nhưng nếu hội viên bên trong vẫn cảm thấy xa cách, không nắm được thông tin và không biết mình đang ở đâu trong dòng chảy chung, thì đó vẫn là dấu hiệu của một hệ thống kết nối chưa thật sự bền vững. Một tổ chức có thể xuất hiện rất chuyên nghiệp trên mạng xã hội, nhưng bên trong lại tồn tại những khoảng trống thông tin mà chính lãnh đạo đôi khi cũng không nhìn thấy hết. Bởi suy cho cùng, truyền thông nội bộ không chỉ là chuyện thông báo hoạt động. Nó là cách tổ chức giữ cho hội viên còn cảm thấy mình thuộc về một cộng đồng chung.
(Kỳ sau sẽ đi sâu hơn vào những điểm nghẽn khiến thông tin thường bị “gãy giữa đường”.)
Kim Huyên
