Kỳ 1: TỔ CHỨC “NÓI RẤT NHIỀU”, NHƯNG HỘI VIÊN LẠI “KHÔNG NGHE ĐƯỢC” (https://donghanhviet.vn/truyen-thong-noi-bo-mach-mau-cua-to-chuc-hoi/)
Kỳ 2: VÌ SAO THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI THƯỜNG “GÃY GIỮA ĐƯỜNG”? (https://donghanhviet.vn/truyen-thong-noi-bo-mach-mau-cua-to-chuc-hoi-2/)
KỲ 3: KHI HỘI VIÊN KHÔNG CÒN MUỐN LÊN TIẾNG
“Tổ chức vẫn hoạt động, nhưng tôi cảm thấy mình như người ngoài cuộc.” – Đó dường như không còn là tâm trạng hiếm gặp ở một bộ phận hội viên khi khoảng cách giữa tổ chức và người tham gia trở nên lớn hơn. Lúc đầu, nhiều người vẫn chủ động hỏi han, góp ý, phản ánh khó khăn. Thế nhưng, khi những câu hỏi ấy không được trả lời, những góp ý không thấy hồi âm, những khó khăn không được tháo gỡ, từ đó họ dần im lặng. Không hẳn vì họ không còn quan tâm, mà vì họ có lẽ đã học được rằng “nói cũng chẳng thay đổi được gì”.
Điều đáng lo không chỉ là hội viên thiếu thông tin, mà là họ dần mất niềm tin rằng thông tin mình nhận được là đầy đủ, minh bạch và đáng để quan tâm. Một khi niềm tin nội bộ suy giảm, việc kết nối lại thường khó hơn nhiều so với việc xây dựng từ đầu. Sự im lặng nội bộ dường như không xuất hiện đột ngột. Nó bắt đầu từ những điều rất nhỏ: một thông báo quan trọng bị chìm trong nhóm Zalo giữa hàng trăm tin nhắn rác; một chương trình hỗ trợ được triển khai nhưng hội viên không biết để đăng ký; một cán bộ cơ sở trả lời “tôi không phải phụ trách việc này” khi được hỏi. Mỗi sự cố nhỏ như vậy, nếu không được xử lý, có thể tích tụ dần thành một khoảng cách đáng kể giữa tổ chức và hội viên.
Ảnh minh họa có sự hỗ trợ của AI
Khi những khoảng trống thông tin xuất hiện, tin đồn và suy diễn nhiều khi nhanh chóng thay thế thông tin chính thống. Một thay đổi nhân sự được kể lại qua vài lần trung gian có thể trở thành câu chuyện về mâu thuẫn nội bộ. Một chương trình hỗ trợ chưa kịp giải thích rõ cũng dễ bị nghi ngờ thiếu công bằng. Nhiều lãnh đạo tổ chức hội hiện nay cũng rơi vào tình trạng khá áp lực: muốn nắm tình hình cơ sở nhưng thông tin đi lên thường chậm và thiếu đồng nhất. Có những vấn đề khi xuất hiện trên mạng xã hội thì lãnh đạo mới biết, trong khi ở cơ sở, hội viên đã bàn tán từ trước đó khá lâu. Điều này khiến không ít tổ chức rơi vào trạng thái xử lý bị động, dành nhiều thời gian “chữa cháy” thay vì tập trung cho định hướng dài hạn.
Có một điều đáng lưu ý: không ít tổ chức chỉ phát hiện ra mình đã mất kết nối khi hội viên âm thầm rời đi. Họ không còn tham gia thảo luận, không còn phản hồi, không còn xuất hiện ngoại trừ khi có hỗ trợ trực tiếp. Có người vẫn còn tên trong danh sách hội viên, nhưng trên thực tế, họ dường như đã “cắt đứt” với tổ chức từ lâu.
Vậy cần làm gì để hạn chế tình trạng này? Có lẽ không nhất thiết phải có những chiến dịch truyền thông tốn kém, cũng không nhất thiết phải áp dụng công nghệ quá hiện đại. Điều cần thay đổi trước tiên, theo một cách nhìn nhận, là cách tiếp cận vấn đề.
Thay vì chỉ đơn thuần “thông báo”, có lẽ nên chú trọng hơn vào “đối thoại”. Một cơ chế phản hồi đơn giản: chẳng hạn như quy định rõ đầu mối chịu trách nhiệm trả lời câu hỏi trong một khoảng thời gian nhất định, điều đó có thể tạo ra sự khác biệt. Một cuộc khảo sát nhanh định kỳ qua điện thoại cũng có thể giúp lãnh đạo nắm bắt được hội viên đang thực sự nghĩ gì.
Về kênh thông tin, cần có sự phân tầng phù hợp với từng nhóm hội viên. Sẽ không hợp lý nếu ép một người khiếm thị đọc infographic, cũng khó có thể yêu cầu một người lớn tuổi thường xuyên cập nhật Zalo. Một bản tin thoại, đơn giản là một tệp âm thanh do cán bộ đọc có thể là một giải pháp khá tốt cho người khiếm thị. Một video ngắn có phụ đề sẽ hữu ích cho người khiếm thính. Một tờ rơi khổ lớn chữ rõ vẫn được ưa chuộng ở nhiều chi hội vùng sâu. Và đừng quên hình thức cũ nhưng chưa bao giờ lỗi thời: cán bộ cơ sở gọi điện trực tiếp hoặc thông báo theo từng cụm dân cư.
Việc quản trị các nhóm mạng xã hội nội bộ cũng cần được quan tâm hơn. Nhiều nhóm Zalo hiện nay trở nên hỗn loạn vì thiếu quy tắc. Một giải pháp đơn giản nhưng khá hiệu quả: tách làm hai nhóm – một nhóm chỉ dùng để đăng thông báo (hạn chế bình luận, tin nhắn rác), và một nhóm riêng để trao đổi, thảo luận. Có hai quản trị viên thay phiên nhau theo dõi sẽ giúp không có câu hỏi nào bị bỏ lỡ.
Cuối cùng, đừng quên việc đo lường, đánh giá. Sau mỗi chương trình, thử hỏi ngẫu nhiên một số hội viên: “Anh/chị biết thông tin này từ khi nào?” Nếu đa số trả lời “biết muộn” hoặc “không biết” – đó có lẽ là lúc cần kiểm tra lại hệ thống kênh truyền thông. Một bảng kiểm tra nhanh cho từng chi hội: có danh sách hội viên cập nhật không? Có đầu mối liên hệ dự phòng không? Có ai chịu trách nhiệm phản hồi không? Những câu hỏi đơn giản ấy có thể giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn.
Có thể thấy, một tổ chức hội chưa nhất thiết phải thật mạnh về nguồn lực, chưa cần tổ chức những sự kiện lớn, chưa cần tạo được tiếng vang rộng trên mạng xã hội. Nhưng nếu vẫn giữ được dòng chảy thông tin bên trong lưu thông. Nếu hội viên biết tìm ai khi cần, biết hỏi gì và biết rằng câu hỏi của mình sẽ được trả lời thì đó đã có thể xem là một nền tảng tương đối vững chắc để phát triển bền vững.
Bởi suy cho cùng, điều giữ một tổ chức hội tồn tại lâu dài có lẽ không chỉ là những chương trình được tổ chức, mà còn là việc các hội viên còn muốn đi cùng nhau hay không. Và muốn đi cùng nhau, trước hết họ cần được nghe thấy nhau.
Kim Huyên
