Trong tình hình dịch bệnh hiện nay, học sinh và sinh viên đang tạm thời nghỉ học để hạn chế đi lại tiếp xúc. Thế nhưng, tại một số cơ quan cán bộ công nhân viên khác vẫn đi làm bình thường – nghĩa là họ vẫn phải đi lại, tiếp xúc và có khả năng bị lây nhiễm dịch bệnh. Lúc này phương thức “làm việc từ nhà” có thể được triển khai để hạn chế việc đi lại tiếp xúc…
PV Đồng Hành Việt có cuộc trò chuyện với TS. Trần Xuân Thảo – Nguyên Giám đốc Chương trình học bổng Fulbright tại Đại Sứ Quán Hoa Kỳ Hà Nội, người luôn theo đuổi mục tiêu góp phần cải thiện hệ thống giáo dục nước nhà, thông qua quản lý trực tiếp và tư vấn chiến lược để hiểu rõ hơn về phương cách làm việc dưới tên gọi “làm việc từ nhà” (work from home).
TS. Trần Xuân Thảo
PV: Dịch bệnh trở thành động lực thúc đẩy tiến trình làm việc online, mặc dù ai cũng biết làm việc online không ra đời để phục vụ mục đích đối phó với dịch bệnh. Vậy làm việc từ nhà có phải là một khái niệm mới không? Thưa tiến sĩ?
TS. Trần Xuân Thảo: Đây là khái niệm không mới, nhưng thường bị hiểu nhầm hoặc lệch lạc. Làm việc từ nhà, làm việc từ xa, làm việc tại nhà, công việc di động, công việc từ xa, hay nơi làm việc linh hoạt, là một sự sắp xếp công việc để nhân viên không đi đến một nơi làm việc cố định tập trung, như văn phòng, công xưởng hoặc cửa hàng. Làm việc từ xa đã xuất hiện từ những năm 1970 khi các công nghệ thông tin và viễn thông ra đời, và con người không phải di chuyển để làm việc như trước đây. Sang thế kỷ 21, những người làm việc từ xa thường sử dụng công nghệ viễn thông di động như máy tính xách tay,máy tính bảng, điện thoại thông minh được trang bị wifi để có thể làm việc bất cứ ở đâu từ các cửa hàng cà phê, ở nhà hay bất cứ nơi nào có sóng wifi hoặc sóng điện thoại.
PV: Dạy học online hiện nay như là một biện pháp để học sinh sinh viên có thể thực hiện việc học từ nhà mà không phải tập trung tại trường. Xin tiến sĩ cho biết lợi ích của phương cách làm việc từ nhà là gì?
TS. Trần Xuân Thảo: Từ năm 1995, đã xuất hiện phương châm “công việc là thứ bạn làm chứ không phải thứ bạn phải đi lại”. Hay nói cách khác người ta quan niệm công việc là thứ chúng ta LÀM, không phải là NƠI chúng ta ĐI hay ĐẾN. Không ít doanh nghiệp, chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận đã sử dụng phương pháp làm việc từ xa một cách hiệu quả. Làm việc từ xa được sử dụng để giảm chi phí và tăng hiệu quả làm việc cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Làm việc từ xa có thể nâng cao hiệu quả lao động vì nhân viên ko mất sức và thời gian đi lại.
Nếu 1 người mất 1 tiếng đi lại và phải về đến nhà lúc 18h, người ta phải rời văn phòng lúc 5h. Nếu làm ở nhà, người ta có thể làm quá 5h để giải quyết công việc tồn đọng. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí văn phòng,máy móc, nhân viên hỗ trợ, và các chi phí khác như điện, nước, điều hoà v.v. Người lao động thì có thể cải thiện chất lượng cuộc sống vì giảm thời gian đi lại và bị ùn tắc giao thông. Vì vậy làm việc từ xa có thể giúp người lao động cân bằng trách nhiệm công việc với cuộc sống cá nhân (có thời gian chăm sóc trẻ em hoặc cha mẹ già). Một số tổ chức áp dụng làm việc từ xa vì lý do môi trường, vì làm việc từ xa có thể làm giảm ùn tắc xe cộ và ô nhiễm không khí, do giảm ô tô xe máy trên đường. Ngoài ra, làm việc từ xa giúp công ty tận dụng những chuyên gia cao cấp ở những nơi khác, thay vì họ phải thay đổi chỗ ở đến nơi làm việc – khó và tốn kém hơn.
PV: Căn cứ trên tinh thần đó thì làm việc từ nhà đã có mặt ở Việt nam từ lâu lắm rồi. Ví dụ giáo viên phần lớn thời gian là làm việc ở nhà và chỉ đến trường khi có giờ giảng?
TS. Trần Xuân Thảo:
Thoạt nhìn thì có vẻ thế! Nhưng thực ra đó không đúng thực chất của phương cách làm việc từ xa hay làm việc từ nhà. Làm việc từ nhà về cơ bản là hoàn toàn giống như làm việc tại văn phòng, chỉ khác là không đến văn phòng. Người làm việc từ nhà cũng có khung giờ làm việc đã được thoả thuận với cơ quan và ngồi vào việc theo đúng khung giờ này như khi đang ở cơ quan! Trong khung giờ làm việc này, đồng nghiệp hay thủ trưởng có thể liên hệ trao đổi được qua các phương tiện như điện thoại, cuộc gọi có hình, hoặc các cách liên lạc khác – giống như giao tiếp từ phòng này qua phòng nọ mà không cần gặp trực tiếp.
Do vậy bản chất nó rất khác việc làm việc ở nhà thường đang xảy ra: kết hợp 2 hay 3 việc (ngoài công việc chính) một lúc hoặc tuỳ tiện thiếu tính nghiêm túc kỷ luật ví dụ như đang làm nửa chừng thì có bạn rủ cafe là gác việc (thực tế này đang xảy ra nhiều nơi kể cả khi làm việc tại văn phòng!)
PV: Vậy quản lý “làm việc từ nhà” thế nào cho hiệu quả, thưa tiến sĩ?
TS. Trần Xuân Thảo:
Trước hết, không phải ai cũng được phê duyệt cho làm việc từ nhà. Được phê duyệt thường chỉ những người qua thời gian làm việc đã chứng tỏ có độ tin cậy rất cao. Họ có những đức tính như: tính độc lập, tính tự quản, tinh thần trách nhiệm, và tinh thần kỷ luật lao động rất tốt. Và thường trước khi được chấp nhận, họ cũng có một thời gian thử nghiệm “làm việc từ nhà” và chứng minh được hiệu quả công việc không bị ảnh hưởng hoặc đảm bảo như khi làm việc tại văn phòng. Và chế độ này thường được áp dụng rất hạn chế chỉ cho một hoặc hai ngày trong tuần, chứ rất hiếm khi toàn thời gian, trừ những trường hợp và loại hình công việc rất đặc thù.
Ví dụ, tôi có người bạn được thoả thuận làm việc từ nhà toàn thời gian do đặc thù của công việc chỉ giải quyết qua máy tính và điện thoại, có hình hoặc không. Anh ta thiết kế một phòng làm việc rất đàng hoàng hiện đại với đầy đủ trang thiết bị và dụng cụ ngay dưới tầng hầm của ngôi nhà. Và hằng ngày cứ đến giờ là ăn mặc chỉnh tề xuống phòng làm việc, hết giờ thì đi lên nhà. Những ngày cần làm việc khuya ban đêm thì hôm sau anh được nghỉ bù.
Nói tóm lại người làm việc từ nhà cũng làm việc như khi đến văn phòng. Làm việc từ nhà cũng có thể được giải quyết đột xuất khi người lao động yêu cầu.
PV: Nếu đáp ứng các yêu cầu này (tức có tính thần trách nhiệm và có tính tự quản cao) thì được duyệt… cho làm việc từ nhà?
TS. Trần Xuân Thảo:
Không phải 100% như thế. Còn tuỳ vào loại công việc. Ví dụ như loại công việc cần trực tiếp có mặt, hay loại công việc cần có sử dụng những trang thiết bị công cụ mà chỉ tối ưu ở văn phòng nơi làm việc thì hiệu quả mới cao. Nói chung để thực hiện phương cách làm việc từ xa hay từ nhà một cách hiệu quả, các tổ chức thường xây dựng một chính sách bao gồm các quy định quy chế, trách nhiệm quyền hạn, kỷ luật, … riêng đầy đủ cũng giống như khi làm việc tại văn phòng. Tập huấn hướng dẫn và thời gian thử nghiệm là khâu không thể thiếu trước khi bắt đầu.
PV: Như vậy theo tiến sĩ, đã đến lúc Việt nam cần đưa vào sử dụng phương cách “làm việc từ nhà”?
TS. Trần Xuân Thảo:
Ùn tắc giao thông từ lâu đã là một vấn đề lớn của những thành phố lớn như Hà Nội hay Sài Gòn. Nay có thêm tình huống dịch bệnh mọi người cần hạn chế đi lại tiếp xúc là một trong những biện pháp phòng ngừa tích cực.
Ví dụ hiện nay, trước tình hình dịch bệnh có khả năng bùng nổ bất cứ ở đâu, một số công ty trên thế giới ví dụ như ở TP Seattle, New York tại Mỹ mặc dù từ lâu đã có thực hiện chế độ làm việc từ nhà, nay đang thử nghiệm chế độ này ở diện mở rộng để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh các chính cách quy chế.
Trong tình hình dịch bệnh hiện nay rất khó lường kể cả không gian và thời gian, thiết nghĩ các cơ quan Việt Nam có thể triển khai phương cách làm việc từ nhà theo đúng tinh thần và ý nghĩa của phương cách này. Có thể tham khảo chính sách và các chủ trương quy chế biện pháp và cách thực hiện của các nơi khác trên thế giới. Và khi dịch bệnh qua đi, duy trì phương cách làm việc từ nhà cũng là một việc cần và nên làm vì các lợi ích như đã nói ở trên.
Xin trân trọng cảm ơn tiến sĩ!
Minh Phương
